Przeprowadzenie mapowania procesów w przedsiębiorstwie może umożliwić wyraźne usprawnienie organizacji pracy. Efekt ten można osiągnąć bez względu na wielkość podmiotu, zarówno w przedsiębiorstwie produkcyjnym jak i w magazynie.
Jak to działa?
Zanim przystąpimy do „mapowania” (jakby to nie brzmiało) szczególnie istotna wydaje się identyfikacja wszystkich procesów zachodzących w firmie. Trzeba je dokładnie określić i określić również należy sposób wykonania mapowania.
Zdefiniowanie procesów można osiągnąć na dwa podstawowe sposoby. Jednym z nich jest metoda odgórna, a drugim metoda oddolna. Przy czym pierwszy sposób polega na określenie profilu organizacji i wytyczeniu jej celów, a drugi na analizie poszczególnych czynności.
Różne mapowania
Idealne Mapowanie procesów oznacza należyty ich podział na konkretne ich rodzaje. Dlatego też wyszczególniamy produkcję, zakupy, projektowanie czy też sprzedaż. Dodatkowo rozróżniamy jeszcze transport, nadzór nad sprzętem, utrzymanie ruchu. Jako procesy zarządcze uznać możemy zarządzanie pracownikami, planowanie lub wewnętrzne audyty.
Każdy z procesów informuje o rzeczywistych sytuacjach, o planach i o osobach odpowiedzialnych za dane działania. W ogóle wiedzieć też trzeba, że konkretny podział procesów jest ściśle odpowiedzialny za system zarządzania jakością.
Kiedy i po co?
Mapowanie procesów dobrze będzie przeprowadzić wtedy, gdy w przedsiębiorstwie ma powstać nowy dział, gdy zatrudniani są nowi pracownicy, wdrażany jest system jakości towarów, wdraża się system monitorowania poszczególnych procesów, przed audytem wewnętrznym lub zewnętrznym.
Nierzadko zdarza się także tak, że mapowanie procesów używa się do celów szkoleniowych. Taki sposób, mimo że jest w formie graficznej pomaga bardzo dobrze poznać określoną jednostkę. Dzięki temu można dokładnie pokazać wszystkie jej działy i procesy zachodzące pomiędzy nimi.
Jak robi się mapowanie procesów?
Pierwsza zasada dobrego mapowania brzmi: „od ogółu do szczegółu”. Najpierw trzeba dokładnie określić sposób jego wykonania. Potem nakreślić poszczególne cele, wyodrębnić wszystkie procesy, określić punkt startu i zakończenia.
Robiąc taką mapę nigdy nie wolno zmierzać w stronę jak powinno być tylko trzeba jasno określać jak jest.